Comment faire des réunions efficaces ?

La réunion est un élément incontournable de l’entreprise. Cependant, elle est souvent perçue comme inutile ou synonyme de perte de temps. Or, la réunion est un outil productif qui permet de faire avancer les projets en cours ou à venir. Voici comment, en quelques étapes, vous pourrez rendre vos réunions plus efficaces :

  • Ne faire une réunion que si cela est vraiment nécessaire

Faites des réunions uniquement s’il est essentiel que l’ensemble des collaborateurs possède les mêmes informations ou que le projet s’avère être très important. Si ce n’est pas le cas : envoyez des emails, appelez les personnes en question, passez par d’autres moyens de communications que la réunion. De plus, conviez essentiellement les participants indispensables. Préférez les réunions utiles à la réunionite, la manie de faire trop de réunions !

 

  • Définir des objectifs précis

 La réunion est un outil incontournable du management et de la communication. C’est pourquoi définir des objectifs précis est impératif. Utilisez la méthode « TOP » pour obtenir des réunions efficaces:

T : Le Thème de la réunion, quel est le sujet qui va être abordé ?

O : l’Objectif, quel est l’objectif à atteindre à l’issue de cette réunion ? Quelle décision doit être prise ? Quelles sont les mesures/solutions à mettre en place ?

P : Le Plan, quel est l’ordre du jour ? Quels sont les points qu’il faut évoquer pour atteindre l’objectif ?

De plus, n’oubliez pas de prévoir un timing à respecter pour chacun des points.

 

  • Respecter les horaires

 C’est important de commencer la réunion à l’heure ! Ne prenez pas l’habitude d’attendre les retardataires. Si vous le faites, ces derniers prendront l’habitude de toujours arriver en retard quant aux autres, à l’heure, ils finiront par attendre patiemment le début de la réunion, ou arriveront en retard à leur tour.

Terminez vos réunions à l’heure pour ne pas empiéter sur les agendas des participants.

Si cela est nécessaire, favorisez les mini-réunions avec une partie des participants à la fin de la réunion afin de revenir sur certains points.  En effet, commencer et terminer des réunions à l’heure est une règle de respect concernant l’organisation du travail de chacun.

 

 

  • Établir des règles claires

 En tant qu’animateur, votre rôle est de faciliter la participation, l’interaction et l’équilibre du temps de parole entre les participants. Il est tout à fait possible d’utiliser le principe du « time kepper », le maître du temps. Les participants peuvent par exemple se faire passer un objet qui représente la prise de parole. N’oubliez pas de recentrer la discussion si jamais elle déborde.

Rappelez à vos participants de préparer la réunion c’est-à-dire qu’ils aient au moins réfléchis à des propositions, des idées avant de venir. Vos collaborateurs pourront ainsi être prêts à échanger et ils auront pu prendre le temps d’actualiser leurs documents.

Préciser les règles, les enjeux et les problématiques sont des moyens de contribuer au succès de la réunion.

 

  • Conclure la réunion

 A la fin de la réunion, il est l’heure de synthétiser à l’oral les décisions qui ont été prises. L’animateur doit résumer les points clés de la réunion. Il faut alors rappeler à chacun des collaborateurs les missions à exécuter et les deadline à respecter. Après la réunion, diffusez un compte-rendu dans les 48h.

 Désormais fini la réunionite, faites place aux réunions utiles !

 

 

Sources :